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Mailserver Terminator

IT-Systemdokumentation
Mailcow mit zentralem Logging via Grafana / Loki / Promtail (UDP)

1. Übersicht & Zweck

Das System betreibt eine Mailserver-Umgebung auf Basis Mailcow für den Versand von Rechnungen und Lohnabrechnungen. Aufgrund der hohen Versandmenge ist die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Zustellungen, Fehlern und Trends erforderlich. Zentralisierte Logs werden per UDP an Promtail geleitet, in Loki gespeichert und in Grafana visualisiert. Grafana ist ohne VPN erreichbar (öffentlicher Zugriff mit Härtung).

2. Hosting & Serverressourcen

Anbieter Webtropia (DE, ISO-27001 RZ)
CPU 4 Kerne
RAM 8 GB
Storage 80 GB NVMe
Rolle Mailserver + Logging-Stack

3. Architektur & Datenfluss

  • Mailcow (Postfix, Dovecot, Rspamd) erzeugt Versand- und Statuslogs.
  • Promtail empfängt Logs per UDP (Syslog), labelt und pusht an Loki (HTTP).
  • Loki speichert Logs zeitbasiert und stellt Abfragen bereit.
  • Grafana visualisiert Kennzahlen & Status (Dashboards, Explore).

4. Verzeichnisse & Dateien

/opt/mailcow-dockerized Mailcow Docker-Umgebung
/opt/mailcow-dockerized/docker-compose.override.yml Enthält UDP-Weiterleitung der Mailcow-Logs zu Promtail
/opt/obs-mail Promtail, Loki, Grafana (Stack)
/opt/obs-mail/loki_config.yml Loki-Spezifikationen (Speicher, Index, Retention)

5. Netzwerk & Ports

Dienst Port/Proto Zugriff Hinweis
Mailcow Web-UI 443/TCP Intern TLS
Promtail Syslog 1514/UDP Nur intern Eingang der Logs
Loki API 3100/TCP Intern Push/Query
Grafana UI 3000/TCP Öffentlich Härtung beachten (siehe §11)

6. Logging- & Monitoring-Konzept

  1. Mailcow erzeugt Versand-/Status-/Fehlerlogs.
  2. Weiterleitung per UDP → Promtail (Definition in docker-compose.override.yml).
  3. Promtail labelt, normalisiert und pusht via HTTP an Loki.
  4. Loki speichert zeitbasiert und bedient Abfragen.
  5. Grafana visualisiert (Dashboards, Explore, Alarme optional).

7. Mail-Status & Auswertung

sent E-Mail erfolgreich versendet
deferred Zustellung verzögert (Zielserver nicht erreichbar o.Ä.)
bounced Zustellung fehlgeschlagen (Adresse ungültig, Mailbox voll)
rejected Abgelehnt (Policy/SPAM-Gründe)

Zur Nachvollziehbarkeit von Massenversand (Rechnungen/Lohnabrechnungen) stehen in Grafana Übersichten und Detailabfragen bereit.

8. Aufbewahrung & Compliance

  • Logs in Loki: Aufbewahrung 120 Tage, danach automatische Löschung.
  • Dashboards in Grafana: persistent in Volumes, keine automatische Löschung.

9. Zugangsdaten & Passbolt

Sämtliche Zugangsdaten (Mailcow, Grafana, Server/Webtropia) werden ausschließlich in Passbolt verwaltet.

  • Passbolt-Instanz: [Passbolt-URL eintragen]
  • Zugriff nur für autorisierte Administratoren (Rollenbasiert).
  • Keine Klartext-Passwörter in BookStack oder Konfigurationsdateien.

10. Betrieb, Aufgaben & Verantwortlichkeiten

Intervall Aufgabe Rolle
Täglich Grafana prüfen (Fehler, Ausreißer, Zustellquote) Monitoring-Team
Wöchentlich Testmail mit Status-Kontrolle Sysadmin
Monatlich Updates (Mailcow, Promtail, Loki, Grafana) Sysadmin
Quartalsweise Security-Review, Passwortrotation, IP-Whitelists prüfen Security Officer

11. Sicherheitsmaßnahmen

  • Grafana öffentlich: HTTPS erzwingen, starke Passwörter, individuelle Konten, optional IP-Whitelisting/Rate-Limiting.
  • Promtail (UDP 1514): nur intern freigeben.
  • Least Privilege: Rollen & Rechte regelmäßig prüfen.
  • Protokollprüfung: Zugriffslogs von Grafana & Reverse-Proxy regelmäßig auswerten.

12. Backup & Wiederherstellung

  • Relevante Pfade:
    • /opt/mailcow-dockerized
    • /opt/obs-mail
    • /opt/obs-mail/loki_config.yml
  • Tägliche, verschlüsselte Backups; Restore-Test mindestens quartalsweise.

13. Änderungs- & Versionskontrolle

  • Konfigurationsdateien (docker-compose.override.yml, loki_config.yml) in Git versionieren.
  • Change-Log mit Datum, Verantwortlichem, Kurzbeschreibung.

14. Anhang

14.1 ASCII-Architekturdiagramm

Mailcow (Postfix, Dovecot, Rspamd)
     │
     │  UDP 1514
     ▼
Promtail  ──HTTP Push──>  Loki  ──API──>  Grafana (öffentlich, HTTPS)

14.2 Beispielpfade (Referenz)

/opt/mailcow-dockerized/
  └── docker-compose.override.yml   # enthält UDP-Weiterleitung zu Promtail

/opt/obs-mail/
  └── loki_config.yml              # Loki-Spezifikationen (Index, Storage, Retention)

Hinweis: Zugangsdaten sind in Passbolt hinterlegt (siehe Abschnitt 9). Logs werden 120 Tage vorgehalten.

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