GoBD – Verfahrensdokumentation (Vorlage)

GoBD-Verfahrensdokumentation

Version: 1.0 | Owner: Finanz/IT | Letztes Review: TT.MM.JJJJ
Geltungsbereich: Alle steuerrelevanten IT-gestützten Prozesse/Systeme

1 Zweck & Zielbild

Sicherstellung von Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung & Unveränderbarkeit.

2 Organisation & Verantwortlichkeiten

• Rollen (Finanz, IT, Fachbereiche), Vertretungen, Schulungen
• Berechtigungskonzept (rollenbasiert), Vier-Augen-Prinzip bei Änderungen

3 Steuerrelevante Prozesse

• Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Löhne/Gehälter, Kasse, Anlagenbuchhaltung, Reisekosten
• Belegfluss (Scan, Erfassung, Prüfung, Freigabe, Archivierung)

4 IT-Systeme, Schnittstellen & Datenflüsse

• Systemliste (ERP, FiBu, DMS, E-Mail/Archiv, Exportformate)
• Schnittstellen inkl. Prüfsummen/Protokolle

5 Belegwesen & Aufbewahrung

• Erfassung, Indexierung/Metadaten, Versionierung
• Unveränderbarkeit (technisch/organisatorisch), Aufbewahrungsfristen

6 Datensicherung & Notfall

• Backup-Strategie (RPO/RTO), Testprotokolle, Wiederanlauf

7 Änderungskontrolle (Change-Management)

• Planung, Test, Freigabe, Dokumentation, Rückfallstrategie

8 Interne Kontrollen & Self-Checks

• Turnus, Prüflisten, Abweichungsbehandlung, Maßnahmenjournal

Anhänge: Prozessdiagramme, Belegfluss, Export-/Schnittstellenbeschreibungen, Protokolle