02_Datenschutz (DSGVO)

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT/RoPA)

Muster – Verarbeitungstätigkeit
Verarbeitungstätigkeit: {{Prozessname}} 
 Verantwortlicher: {{Firma / Anschrift}} 
 Kontakt Datenschutz: {{E-Mail}} | DSB (falls vorhanden): {{Name}} 
 Zwecke der Verarbeitung 
 {{Zweck(e)}} 
 Kategorien betroffener Personen & Daten 
 {{Mitarbeitende, Bewerber, Kunden}} – {{Stammdaten, Abrechnungsdaten, Geodaten ...}} 
 Rechtsgrundlagen 
 {{Art. 6 Abs. 1 lit. … DSGVO}} 
 Empfänger / Übermittlungen (inkl. Drittländer) 
 {{Dienstleister/AV}} – {{kein/ja, Garantien}} 
 Löschfristen 
 {{konkret, Bezug auf Löschkonzept DIN 66398}} 
 TOMs (Kurzbeschreibung) 
 {{Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Weitergabe-, Eingabe-, Auftrags-, Verfügbarkeits-, Trennungs-Kontrollen}} 
 Quelle 
 Erstellt nach Art. 30 DSGVO. Nachweisführung in BookStack.

VVT – Bewerbermanagement
VVT: Bewerbermanagement 
 (Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – Personal/Lohn
VVT: Personal/Lohn 
 (Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – Zeiterfassung
VVT: Zeiterfassung 
 (Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – E‑Mail/M365
VVT: E‑Mail/M365 
 (Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – Kundenverwaltung
VVT: Kundenverwaltung 
 (Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – Touren-/Schichtplanung
VVT: Touren-/Schichtplanung 
 (Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – Videoüberwachung
VVT: Videoüberwachung (falls vorhanden) 
 (Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – Fuhrpark/Telematik
VVT: Fuhrpark/Telematik (falls vorhanden) 
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Technische & Organisatorische Maßnahmen (TOMs)

TOMs – Übersicht & Nachweise
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) 
 
 
 
 Maßnahme 
 Umsetzung 
 Nachweis/Ort 
 Relevante Systeme 
 
 
 
 
 MFA für Admins 
 Entra ID/Sophos 
 Screenshot/Change‑Nr. 
 AD, VPN 
 
 
 Verschlüsselung at rest 
 BitLocker/Server 
 Richtlinie Nr. … 
 Laptops, Server 
 
 
 Patchmanagement 
 monatlich, kritisch ASAP 
 SOP-Patch, Reports 
 Windows, Netzwerk 
 
 
 Backups 
 3-2-1, täglich inkrementell 
 Testprotokolle 
 Fileserver, ERP 
 
 
 Admin‑Protokollierung 
 Wazuh/OpenSearch 
 Audit‑Dashboard 
 AD, Firewalls

Auftragsverarbeitung (AV)

AV-Vertragsspiegel & Prüfprotokolle
AV‑Vertragsspiegel & Prüfprotokolle 
 
 
 
 Dienstleister 
 Vertrag 
 Zweck 
 TOM‑Check (Datum) 
 Ergebnis 
 Nächster Review 
 
 
 
 
 {{Provider}} 
 {{Link}} 
 {{z. B. Lohnabrechnung}} 
 {{TT.MM.JJJJ}} 
 {{ok/Abweichung}} 
 {{TT.MM.JJJJ}}

Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA)

DSFA – Vorlage
DSFA – Vorlage 
 Beschreibung Verarbeitung , Risiken , Maßnahmen , Rest‑Risiko , Einbindung DSB

Datenschutzvorfälle

Meldejournal & Lessons Learned
Datenschutzvorfälle – Meldejournal 
 
 
 
 Datum 
 Art 
 Betroffene 
 Meldung Aufsicht 
 Maßnahmen 
 Abschluss

Löschkonzept (DIN 66398)

Muster-Löschregel
Löschregel: {{Datenart}} 
 Schutzbedarf: {{normal/hoch}} 
 Aufbewahrungspflicht: {{6/10 Jahre (HGB/AO), Begründung}} 
 Auslöser: {{Beendigungsdatum + X, Abschluss Vorgang ...}} 
 Regel 
 
 
 Sperren ab {{T0}}; Löschen ab {{T0 + Frist}} (inkl. Backups, Logs) 
 Technische Umsetzung: {{DMS/GLPI/Skript}} 
 Verantwortlich: {{Rolle}} 
 
 Nachweis 
 Löschprotokoll, Stichproben, letzte Prüfung am {{Datum}}

Betroffenenrechte

Prozess & Nachweise
Betroffenenrechte – Prozess 
 Eingang → Identprüfung → Bewertung → Umsetzung → Antwort → Nachweis (Fristen beachten)