02_Datenschutz (DSGVO)

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT/RoPA)
• Muster – Verarbeitungstätigkeit
• VVT – Bewerbermanagement
• VVT – Personal/Lohn
• VVT – Zeiterfassung
• VVT – E‑Mail/M365
• VVT – Kundenverwaltung
• VVT – Touren-/Schichtplanung
• VVT – Videoüberwachung
• VVT – Fuhrpark/Telematik
• Technische & Organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• TOMs – Übersicht & Nachweise
• Auftragsverarbeitung (AV)
• AV-Vertragsspiegel & Prüfprotokolle
• Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA)
• DSFA – Vorlage
• Datenschutzvorfälle
• Meldejournal & Lessons Learned
• Löschkonzept (DIN 66398)
• Muster-Löschregel
• Betroffenenrechte
• Prozess & Nachweise

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT/RoPA)

Muster – Verarbeitungstätigkeit

Verarbeitungstätigkeit: {{Prozessname}}

Verantwortlicher: {{Firma / Anschrift}}
Kontakt Datenschutz: {{E-Mail}} | DSB (falls vorhanden): {{Name}}

Zwecke der Verarbeitung

{{Zweck(e)}}

Kategorien betroffener Personen & Daten

{{Mitarbeitende, Bewerber, Kunden}} – {{Stammdaten, Abrechnungsdaten, Geodaten ...}}

Rechtsgrundlagen

{{Art. 6 Abs. 1 lit. … DSGVO}}

Empfänger / Übermittlungen (inkl. Drittländer)

{{Dienstleister/AV}} – {{kein/ja, Garantien}}

Löschfristen

{{konkret, Bezug auf Löschkonzept DIN 66398}}

TOMs (Kurzbeschreibung)

{{Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Weitergabe-, Eingabe-, Auftrags-, Verfügbarkeits-, Trennungs-Kontrollen}}

Quelle

Erstellt nach Art. 30 DSGVO. Nachweisführung in BookStack.

VVT – Bewerbermanagement

VVT: Bewerbermanagement

(Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – Personal/Lohn

VVT: Personal/Lohn

(Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – Zeiterfassung

VVT: Zeiterfassung

(Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – E‑Mail/M365

VVT: E‑Mail/M365

(Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – Kundenverwaltung

VVT: Kundenverwaltung

(Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – Touren-/Schichtplanung

VVT: Touren-/Schichtplanung

(Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – Videoüberwachung

VVT: Videoüberwachung (falls vorhanden)

(Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

VVT – Fuhrpark/Telematik

VVT: Fuhrpark/Telematik (falls vorhanden)

(Seite anhand der Muster‑VVT ausfüllen.)

Technische & Organisatorische Maßnahmen (TOMs)

TOMs – Übersicht & Nachweise

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Maßnahme	Umsetzung	Nachweis/Ort	Relevante Systeme
MFA für Admins	Entra ID/Sophos	Screenshot/Change‑Nr.	AD, VPN
Verschlüsselung at rest	BitLocker/Server	Richtlinie Nr. …	Laptops, Server
Patchmanagement	monatlich, kritisch ASAP	SOP-Patch, Reports	Windows, Netzwerk
Backups	3-2-1, täglich inkrementell	Testprotokolle	Fileserver, ERP
Admin‑Protokollierung	Wazuh/OpenSearch	Audit‑Dashboard	AD, Firewalls

Auftragsverarbeitung (AV)

AV-Vertragsspiegel & Prüfprotokolle

AV‑Vertragsspiegel & Prüfprotokolle

Dienstleister	Vertrag	Zweck	TOM‑Check (Datum)	Ergebnis	Nächster Review
{{Provider}}	{{Link}}	{{z. B. Lohnabrechnung}}	{{TT.MM.JJJJ}}	{{ok/Abweichung}}	{{TT.MM.JJJJ}}

Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA)

DSFA – Vorlage

DSFA – Vorlage

Beschreibung Verarbeitung, Risiken, Maßnahmen, Rest‑Risiko, Einbindung DSB

Datenschutzvorfälle

Meldejournal & Lessons Learned

Datenschutzvorfälle – Meldejournal

Datum	Art	Betroffene	Meldung Aufsicht	Maßnahmen	Abschluss

Löschkonzept (DIN 66398)

Muster-Löschregel

Löschregel: {{Datenart}}

Schutzbedarf: {{normal/hoch}}
Aufbewahrungspflicht: {{6/10 Jahre (HGB/AO), Begründung}}
Auslöser: {{Beendigungsdatum + X, Abschluss Vorgang ...}}

Regel

• Sperren ab {{T0}}; Löschen ab {{T0 + Frist}} (inkl. Backups, Logs)
• Technische Umsetzung: {{DMS/GLPI/Skript}}
• Verantwortlich: {{Rolle}}

Nachweis

Löschprotokoll, Stichproben, letzte Prüfung am {{Datum}}

Betroffenenrechte

Prozess & Nachweise

Betroffenenrechte – Prozess

Eingang → Identprüfung → Bewertung → Umsetzung → Antwort → Nachweis (Fristen beachten)