GoBD – Verfahrensdokumentation (Vorlage)
GoBD-Verfahrensdokumentation
Version: 1.0 | Owner: Finanz/IT | Letztes Review: TT.MM.JJJJ
Geltungsbereich: Alle steuerrelevanten IT-gestützten Prozesse/Systeme
1 Zweck & Zielbild
Sicherstellung von Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung & Unveränderbarkeit.
2 Organisation & Verantwortlichkeiten
- Rollen (Finanz, IT, Fachbereiche), Vertretungen, Schulungen
- Berechtigungskonzept (rollenbasiert), Vier-Augen-Prinzip bei Änderungen
3 Steuerrelevante Prozesse
- Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Löhne/Gehälter, Kasse, Anlagenbuchhaltung, Reisekosten
- Belegfluss (Scan, Erfassung, Prüfung, Freigabe, Archivierung)
4 IT-Systeme, Schnittstellen & Datenflüsse
- Systemliste (ERP, FiBu, DMS, E-Mail/Archiv, Exportformate)
- Schnittstellen inkl. Prüfsummen/Protokolle
5 Belegwesen & Aufbewahrung
- Erfassung, Indexierung/Metadaten, Versionierung
- Unveränderbarkeit (technisch/organisatorisch), Aufbewahrungsfristen
6 Datensicherung & Notfall
- Backup-Strategie (RPO/RTO), Testprotokolle, Wiederanlauf
7 Änderungskontrolle (Change-Management)
- Planung, Test, Freigabe, Dokumentation, Rückfallstrategie
8 Interne Kontrollen & Self-Checks
- Turnus, Prüflisten, Abweichungsbehandlung, Maßnahmenjournal
Anhänge: Prozessdiagramme, Belegfluss, Export-/Schnittstellenbeschreibungen, Protokolle